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Di cosa si occupa un organizzatore eventi?

La figura dell'organizzatore di eventi la sentiamo citare in molte situazioni tuttavia molto spesso non abbiamo ben chiaro in che cosa consista questa emozionante professione.

Questa figura professionale difatti ha la grande responsabilità di progettare, pianificare ed organizzare eventi privati, concerti, party, matrimoni, feste aziendali e molto altro ancora.
Le mansioni di questo professionista sono molte e varie tra loro in quanto egli potrebbe occuparsi di eventi molto differenti tra loro, basti pensare alle differenze che potranno esserci tra l'organizzazione eventi privati o invece quelli pubblici.

Le fasi di questo lavoro partono dall'ideazione creativa dell'evento sino ad arrivare alla gestione del team che si dovrà occupare di far funzionare tutto correttamente, ma vediamo più nel dettaglio in che cosa consiste la sua attività.

Organizzatore di eventi: di cosa di occupa

Partiamo dalla definizione di evento stesso, esso infatti non è da considerarsi unicamente come festa o cerimonia ma deve essere inteso come un momento interessato da una vera e propria strategia di marketing e comunicazione.

L'organizzatore di eventi non lavora mai da solo, egli infatti si circonda in ogni fase del progetto di professionisti con determinate competenze in grado di gestire al meglio una determinata situazione.

La prima fase di creazione dell'evento ad esempio è una fase creativa, ecco che quindi l'event planner si circonderà di grafici, writer e scenografi in grado di ideare il giusto concept.

Per quanto riguarda la componente tecnica bisognerà pensare invece di assumere dei professionisti dell'impianto audio e luci.

L'organizzatore di eventi dovrà poi gestire a livello manageriale tutto lo staff che sarà coinvolto durante l'iniziativa tra cui steward, hostess, dj, catering ecc.

Come avrai ben capito questo lavoro richiede molto impegno e competenza in quando sarà richiesto alla sua figura di essere in grado di intervenire sia sotto l'aspetto creativo che sotto quello gestionale organizzativo.

Organizzatore di eventi: dalla richiesta dei committenti sino alle strategie di marketing

Il lavoro di questa figura professionale inizia sulla base del tipo di richiesta che viene fornita dai clienti, essi infatti manifesteranno i propri obiettivi, i tempi entro cui preparare l'evento e il budget messo a disposizione.

In seguito l'organizzatore si adopera con il suo team alla creazione del concept e alla scelta della location più adatta per l'evento ideandone inoltre tutti gli elementi estetici di contorno che saranno in grado di rendere l'atmosfera coinvolgente per i clienti, il tutto mantenendosi in linea con il budget assegnatogli.

Una volta organizzata anche la parte tecnica e logistica dell'evento, l'event planner dovrà preoccuparsi della parte marketing pubblicitaria.

A tal fine, in caso di eventi pubblici, l'organizzatore interviene in prima persona nell'ideare campagne pubblicitarie efficaci su tutti i canali disponibili, a partire dalle classiche locandine cartacee, sino ad arrivare alle strategie di marketing su web e social media.

In questo caso l'evento diventa uno strumento molto utile di marketing integrato, in grado grazie al suo coinvolgimento di fortificare e strutturare un brand aziendale.

Queste componenti, ovviamente, non sono presenti in eventi privati come matrimoni, cene e celebrazioni.

Il lavoro dell'organizzatore di eventi tuttavia non si esaurisce con la conclusione dell'evento, egli infatti dovrà poi monitorarne i risultati in termini economici, indice di gradimento da parte del pubblico ed eventuali nuove sponsorizzazioni.

Event planner: quali sono le caratteristiche che deve avere

Abbiamo visto fino ad ora in che cosa consista il lavoro di organizzatore di eventi, ora andiamo ad analizzare quali siano le competenze e le caratteristiche personali che deve possedere un vero professionista del settore.

Come avrete capito il lavoro dell'event planner è incredibilmente dinamico e camaleontico, il professionista dovrà essere allo stesso tempo un creativo, un manager, un organizzatore, un marketer, un esperto di pubbliche relazioni e molto altro ancora.

Oltre alle competenze professionali sopra elencate per fa sì che l'organizzatore di eventi svolga al meglio il suo lavoro sono necessarie alcune caratteristiche personali come:

  • Autorevolezza: il professionista deve sapersi far rispettare dallo staff che negli eventi complessi può essere anche molto numeroso
  • Capacità comunicative: l'event planner dovrà sapersi interfacciare con figure molte diverse tra loro come tecnici, fornitori, clienti, gestori della location in modo efficace e chiaro in modo da evitare confusioni e fraintendimenti.
  • Flessibilità: questo lavoro è molto eccitante e vario e proprio questo non è caratterizzato dai classici orari lavorativi ma piuttosto raggiunge determinati picchi in alcuni momenti dell'anno dove vi sono un gran numero di eventi a discapito di altri dove ci sarà meno lavoro.
  • Gestione dello stress: l'imprevisto è sempre dietro l'angolo, ecco che quindi saper gestire una situazione inaspettata, come ad esempio il maltempo, senza perdere il controllo è una caratteristica fondamentale per poter svolgere al meglio questa professione.

Concludiamo dicendo che la tipologia di inquadramento lavorativo per un organizzatore di eventi è anch'esso molto vario a seconda delle situazioni, alcuni event planner con molta esperienza alle spalle ad esempio lavorano come freelancer svolgendo per conto proprio gli eventi, altri invece lavorano come dipendenti per aziende che si occupano dell'organizzazione di manifestazione pubbliche e culturali.

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