La gestione documentale: piccolo glossario dell’ufficio senza carta

La gestione documentale è un concetto ormai acquisito, e quella dell’ufficio senza carta è un’idea che, se non ancora realmente implementata, pare sempre meno lontana e irraggiungibile. Ma sebbene questa idea – realizzata o no – sia come dicevamo chiara a tutti e per tutti rimanga un obiettivo a cui è quantomeno desiderabile avvicinarsi il più possibile, non è altrettanto presente a tutti la terminologia necessaria a parlare in maniera chiara e utile della gestione documentale stessa nell’ambito professionale. Ecco quindi un piccolo glossario di quelle sigle che potremmo incontrare in un articolo o in un preventivo, e che potrebbero risultarci un po’ ostiche:

EDC
Nell’ambito della gestione documentale, EDC significa Electronic Document Capture, ossia tutta quella serie di procedure che include la scansione dei documenti, il riconoscimento del testo, e la conversione delle immagini: in pratica, la trasformazione in formato digitale dei documenti fisici. Com’è ovvio, questa fase è fondamentale per tutto il processo di gestione documentale, dato che rende accessibile tramite computer la mole di documenti che in formato cartaceo occupa spazio e richiede tempo e risorse per essere esplorata.

OCR
Ocr sta per Optical Character recognition. Cosa significa? Significa riconoscimento ottico dei caratteri – ossia la capacità di appositi software di riconoscere i caratteri stampati in una scansione (quindi un’immagine) e trasformarli a livello digitale in un testo, che può quindi essere modificato, indicizzato, e riconosciuto.

EDMS
Electronic document management system : ecco il significato di questa sigla. E questo è il cuore di un progetto ben fatto di gestione documentale: un sistema capace di ritrovare in un database il documento che desideriamo in base a un indice creato sui dati che i documenti stessi contengono, riducendo a pochi secondi il tempo necessario a quelle ricerche che, in un archivio tradizionale, potrebbero richiedere anche ore.

WCM
Web content management: ormai la gestione documentale non si ferma ai documenti interni tradizionali, ma necessariamente coinvolge anche la presenza di un’azienda sul web. Un WCM permette la gestione, l’immagazzinamento e la pubblicazione su web dei documenti, definendo specifici permessi e priorità.

WFM
WFM sta per Workflow management, ossia gestione del flusso di lavoro: una fase della gestione documentale che si rende necessaria nel caso in cui i documenti – come spesso avviene in molte aziende – vengano realizzati in sequenza, da diverse persone, seguendo una trafila molto specifica e rigidamente definita. Il programma di WFM serve proprio a gestire tale trafila nel modo più rapido ed efficiente.

KM
Non chilometro, quando parliamo di gestione documentale, ma Knowledge Management, ossia gestione delle conoscenze, questo acronimo si riferisce ai sistemi deputati a rendere semplice la comunicazione delle informazioni rilevanti ai responsabili, tramite l’accesso ai documenti relativi.