1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione
Questo primo avvertimento potrebbe, a qualcuno, sembrare poco rispettoso di quanto siano in effetti importanti le notizie e le comunicazioni, di ogni tipo, che saranno tema della conferenza stampa in oggetto, ma in realtà non fa che formulare una regola ben conosciuta e testata della comunicazione di qualunque idea: il canale vale quanto il messaggio, e la selezione delle persone che esporranno i vostri annunci – così come il modo in cui lo faranno – peserà probabilmente, sull’effetto finale e sulla ricezione delle notizie importanti che dovete presentare, molto più del contenuto delle notizie stesse. Come scegliere? La logica raccomanderebbe di deputare il compito ad un esperto di comunicazione o di marketing, ma d’altro canto, sia per un fatto di corretttezza che anche di validità comunicativa e d’immagine, è importante dare voce a chi è stato principalmente coinvolto negli eventi che si andranno a spiegare. La scelta migliore è quindi quella di accoppiare le cose, affidando la gestione e il coordinamento della comunicazione ad un esperto del settore, e riservando ruoli e parti precise a chi ha portato, nei fatti, a far accadere quanto stiamo raccontando ai giornalisti.
2) Identificare una location appropriata
Se per un invito a cena non c’è posto migliore della propria casa, con tutto il suo stile e le sue tipicità, non è invece sempre detto che la sede effettiva della propria Azienda sia necessariamente il luogo migliore per organizzare una conferenza stampa. Perchè questa possa filare liscia e avere i massimi risultati, infatti, occorre anzitutto uno spazio adeguato al numero di convenuti, che non sempre è facile, o addirittura possibile, trovare in un ufficio. Meglio, dunque, affittare una sala appropriata in un hotel o in un centro direzionale vicino; e oltre a questo, è indispensabile assicurarsi che i giornalisti abbiano tutte le comodità necessarie a poter inviare velocemente e facilmente in redazione i propri reportage, come ad esempio un’eccellente copertura Wi-Fi, o se sarà presente la radio, un collegamento ISDN.
3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte
Sovente la si prepara di fretta e senza cura, e invece la Cartella Stampa è fondamentale per generare interesse: va pensata come una Brochure per i giornalisti, che presenti il vostro evento, e merita quindi la stessa cura che dedicate ai vostri altri materiali promozionali. Ricordate che, oltre ad ampliare le probabilità che il vostro annuncio durante la conferenza stampa arrivi ad essere presentato in un articolo, crearvi una buona nomea con i giornalisti significa anche potervi posizionare come figure a cui si rivolgono per un parere sul vostro settore, e quindi autorità nel vostro campo: un’ottima pubblicità.